Chính sách thu hồi công nợ

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG NGỌC PHÚ MEDIA
Mã số thuế 0318869923 · Ban hành: [10/10/2025]

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho mọi khoản tiền đến hạn mà Quý khách phải thanh toán cho Ngọc Phú Media khi sử dụng dịch vụ tại webstore.ngocphumedia.com và theo hợp đồng đã ký: thiết kế website, làm lại giao diện, up source code, hosting, tên miền, email doanh nghiệp, chăm sóc website, thiết kế logo, hồ sơ năng lực, bộ nhận diện thương hiệu, đăng ký Bộ Công Thương và các dịch vụ thiết kế khác.

Công nợ là khoản tiền đã đến hạn thanh toán theo hợp đồng, phụ lục, báo giá hoặc đơn đặt dịch vụ nhưng Ngọc Phú Media chưa nhận được trong tài khoản.

Chính sách này đọc cùng Chính sách thanh toán, Chính sách bàn giao website, Chính sách thời gian thực hiện và Chính sách hoàn tiền. Khi hợp đồng cụ thể có quy định khác, nội dung hợp đồng được ưu tiên áp dụng.

2. Nguyên tắc chung

• Ngọc Phú Media xem Quý khách là đối tác lâu dài, ưu tiên nhắc nhở, trao đổi và tìm giải pháp thanh toán phù hợp trước khi áp dụng các biện pháp mạnh hơn.
• Mọi thông báo công nợ nêu rõ hợp đồng hoặc mã đơn, nội dung khoản nợ, số tiền, hạn thanh toán và thông tin tài khoản.
• Công nợ được xác nhận bằng văn bản, email hoặc Zalo chính thức của hai bên. Các thông báo quan trọng được gửi qua email và lưu lại bằng chứng gửi.
• Việc thu hồi công nợ tuân thủ pháp luật, không đe dọa, không quấy rối và không xâm phạm quyền riêng tư của Quý khách.

3. Thời điểm đến hạn của các khoản thanh toán

Khoản thanh toán được ghi nhận khi tiền đã vào tài khoản của Ngọc Phú Media. Ngày đến hạn được gọi là ngày T trong các mục dưới đây.

4. Đối soát và xác nhận công nợ

• Ngọc Phú Media đối soát công nợ dựa trên hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và sao kê tài khoản.
• Khi có khoản đến hạn, Ngọc Phú Media gửi thông báo hoặc bảng đối chiếu công nợ cho Quý khách. Quý khách kiểm tra và phản hồi sai lệch (nếu có) bằng văn bản trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận.
• Hết thời hạn trên mà không có phản hồi, số liệu công nợ được xem là đã được Quý khách xác nhận.
• Quý khách cung cấp chính xác thông tin xuất hóa đơn và thông tin liên lạc (email, số điện thoại, địa chỉ nhận thông báo). Thông báo gửi đến địa chỉ email, số điện thoại hoặc địa chỉ liên lạc ghi trong hợp đồng được xem là đã gửi hợp lệ, kể cả khi Quý khách chưa thông báo thay đổi.

5. Quy trình nhắc nợ và thu hồi

Mốc thời gian tính theo ngày dương lịch kể từ ngày T, trừ khi có ghi chú khác. Ngọc Phú Media có thể rút ngắn hoặc kéo dài các mốc này tùy giá trị khoản nợ, lịch sử hợp tác và thiện chí của Quý khách.

6. Các biện pháp áp dụng khi chậm thanh toán

Khi Quý khách chậm thanh toán hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán, Ngọc Phú Media có quyền áp dụng một hoặc nhiều biện pháp sau:

• Tạm dừng thực hiện hoặc bàn giao theo Chính sách thanh toán và hợp đồng.
• Tạm ngưng phục vụ khi chậm thanh toán quá 10 ngày (theo mốc tính nêu trong hợp đồng; nếu hợp đồng không nêu, tính từ ngày T).
• Chưa bàn giao tài khoản quản trị và các thông tin quản lý website, hosting, tên miền cho đến khi Quý khách thanh toán đủ tất cả các đợt.
• Chưa trao quyền sử dụng website. Quyền sử dụng chỉ được trao sau khi Quý khách nghiệm thu và thanh toán đủ 100% giá trị hợp đồng. Bản quyền mã nguồn đã lập trình thuộc Ngọc Phú Media.
• Tạm dừng bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian tạm ngưng dịch vụ.
• Gia hạn thời gian thực hiện tương ứng với thời gian chậm thanh toán, theo Chính sách thời gian thực hiện.
• Từ chối nhận thêm yêu cầu phát sinh, hợp đồng hoặc đơn dịch vụ mới cho đến khi tất toán công nợ cũ.
• Áp dụng lãi chậm thanh toán, phạt vi phạm và yêu cầu bồi thường chi phí thu hồi theo mục 7 (nếu hợp đồng có thỏa thuận).
• Khi Quý khách đơn phương hủy dịch vụ hoặc chấm dứt hợp đồng, các khoản đã thanh toán không được hoàn lại theo Chính sách hoàn tiền.

Dịch vụ được mở lại trong vòng [01–02] ngày làm việc sau khi Ngọc Phú Media nhận đủ khoản thanh toán.

7. Lãi chậm thanh toán, phạt vi phạm và chi phí thu hồi

Mục này chỉ áp dụng khi hợp đồng hoặc đơn đặt dịch vụ có dẫn chiếu Chính sách này hoặc có điều khoản tương ứng.

• Lãi chậm thanh toán: [0,05%/ngày] trên số tiền chậm thanh toán, tính từ ngày sau ngày T đến ngày Ngọc Phú Media nhận đủ tiền. Mức lãi không vượt quá mức tối đa pháp luật cho phép.
• Phạt vi phạm: [5%] giá trị phần nghĩa vụ thanh toán bị vi phạm, tối đa không quá 8% theo quy định của Luật Thương mại.
• Chi phí thu hồi: các chi phí hợp lý và có chứng từ để thu hồi công nợ (phí luật sư, án phí, chi phí tố tụng, chi phí gửi thông báo) do bên vi phạm chịu, theo thỏa thuận hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Ngọc Phú Media có thể xem xét miễn hoặc giảm lãi, phạt khi Quý khách thanh toán sớm hoặc ký kế hoạch trả nợ và thực hiện đúng cam kết. Việc miễn, giảm phải được xác nhận bằng văn bản hoặc email.
• Khi Quý khách thanh toán một phần, số tiền được bù trừ theo thứ tự: chi phí thu hồi, lãi và phạt (nếu có), sau đó đến nợ gốc của khoản đến hạn lâu nhất.

8. Gia hạn thanh toán và kế hoạch trả nợ

• Quý khách gặp khó khăn có thể gửi đề nghị gia hạn hoặc chia nhỏ khoản thanh toán bằng văn bản (email hoặc Zalo chính thức) trước ngày T, nêu rõ lý do và thời gian đề xuất.
• Ngọc Phú Media xem xét và phản hồi trong vòng [03] ngày làm việc. Đề nghị chỉ có hiệu lực khi Ngọc Phú Media xác nhận bằng văn bản hoặc email.
• Kế hoạch trả nợ được lập thành biên bản hoặc phụ lục, nêu số tiền từng kỳ, ngày thanh toán và hậu quả khi vi phạm. Thời gian chia tối đa [03] kỳ trong [60] ngày.
• Quý khách không thực hiện đúng kế hoạch trả nợ: toàn bộ phần nợ còn lại được xem là đến hạn ngay, và các biện pháp tại mục 6 được áp dụng lại.
• Trong thời gian gia hạn hoặc thực hiện kế hoạch trả nợ, Ngọc Phú Media có thể giữ nguyên việc tạm dừng bàn giao tài khoản quản trị cho đến khi tất toán.

9. Khiếu nại về công nợ

• Quý khách có quyền khiếu nại số liệu công nợ, hóa đơn hoặc thông báo thu hồi. Khiếu nại được gửi bằng văn bản (email hoặc văn bản chính thức) trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận thông báo, nêu rõ nội dung, số liệu cho rằng sai lệch và minh chứng.
• Ngọc Phú Media phản hồi trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản hợp lệ.
• Phần công nợ không bị khiếu nại vẫn phải thanh toán đúng hạn. Việc khiếu nại không làm tạm dừng nghĩa vụ thanh toán phần không tranh chấp.
• Nếu số liệu của Ngọc Phú Media có sai sót, công ty điều chỉnh công nợ, lãi và phạt (nếu có) và thông báo lại cho Quý khách.
• Hóa đơn đã xuất đúng thông tin Quý khách cung cấp không được điều chỉnh, theo Chính sách thanh toán.

10. Chấm dứt hợp đồng khi nợ kéo dài

• Khi Quý khách chậm thanh toán quá [60] ngày kể từ ngày T và đã nhận thông báo cuối cùng, Ngọc Phú Media có quyền chấm dứt hợp đồng sau khi gửi thông báo bằng văn bản trước [05] ngày.
• Khi hợp đồng bị chấm dứt vì lý do này: (a) Quý khách thanh toán giá trị công việc đã thực hiện đến thời điểm chấm dứt; (b) các khoản đã thanh toán được đối trừ vào giá trị công việc đã thực hiện; [phần dư (nếu có) sau đối trừ được hoàn lại cho Quý khách]; (c) mã nguồn, thiết kế và các sản phẩm chưa được trao quyền sử dụng thuộc Ngọc Phú Media; (d) bảo hành, bảo trì chấm dứt.
• Đối với hosting, tên miền, email doanh nghiệp: dịch vụ hết hạn mà chưa gia hạn có thể bị tạm ngưng. Website hết hạn quá 10 ngày có thể bị xóa khỏi máy chủ. Quý khách có thể dùng dịch vụ khôi phục website quá hạn (phí 500.000đ, trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn). Sau 30 ngày website bị xóa hoàn toàn và không thể khôi phục, theo Chính sách thanh toán.
• Trước khi xóa dữ liệu, Ngọc Phú Media gửi thông báo cho Quý khách ít nhất [05] ngày để Quý khách kịp thanh toán hoặc sao lưu.

11. Khởi kiện và giải quyết tranh chấp

• Hai bên ưu tiên thương lượng, hòa giải trong vòng [15] ngày kể từ ngày Ngọc Phú Media gửi thư đề nghị thanh toán hoặc thông báo cuối cùng.
• Hòa giải không thành, Ngọc Phú Media có quyền khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền [hoặc yêu cầu giải quyết bằng Trọng tài theo thỏa thuận trong hợp đồng].
• Hồ sơ thu hồi được lưu gồm: hợp đồng, báo giá, phụ lục, biên bản nghiệm thu, tin nhắn và email trao đổi, bảng đối chiếu công nợ, hóa đơn, sao kê ngân hàng, thông báo nợ và bằng chứng gửi.
• Ngọc Phú Media theo dõi thời hiệu khởi kiện theo quy định pháp luật để bảo vệ quyền lợi của mình.

12. Cam kết khi thu hồi công nợ

Ngọc Phú Media cam kết:

• Chỉ liên hệ Quý khách qua các kênh chính thức: hotline, Zalo, email của công ty hoặc thư gửi đến địa chỉ trong hợp đồng, trong giờ làm việc.
• Không dùng lời lẽ đe dọa, xúc phạm; không đăng công khai thông tin nợ của Quý khách; không tiết lộ thông tin công nợ cho bên thứ ba không liên quan.
• Bảo vệ thông tin cá nhân và thông tin doanh nghiệp của Quý khách theo quy định pháp luật.
• Không sử dụng dịch vụ đòi nợ. Khi cần hỗ trợ bên ngoài, công ty chỉ làm việc với luật sư, tổ chức hành nghề luật sư và cơ quan có thẩm quyền.
• Xem xét thiện chí, hoàn cảnh thực tế và đề nghị hợp lý của Quý khách.

13. Lưu ý an toàn khi thanh toán

• Chỉ chuyển khoản vào tài khoản chính thức: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG NGỌC PHÚ MEDIA, số tài khoản 757.68.6789, MB Bank – Chi nhánh Quận 10. Ngọc Phú Media không yêu cầu thanh toán vào tài khoản cá nhân.
• Nội dung chuyển khoản ghi rõ tên Quý khách hoặc công ty và số hợp đồng hoặc mã đơn dịch vụ.
• Nếu nhận được thông báo đổi số tài khoản hoặc thông báo nợ từ nguồn không phải kênh chính thức, vui lòng xác nhận lại qua hotline 0766 73 29 29 trước khi chuyển tiền.

14. Hiệu lực và sửa đổi

• Chính sách có hiệu lực từ ngày [ngày/tháng/2026] và là một phần của hợp đồng hoặc đơn đặt dịch vụ khi được dẫn chiếu trong hợp đồng hoặc khi Quý khách đặt dịch vụ tại webstore.ngocphumedia.com.
• Ngọc Phú Media có quyền cập nhật Chính sách và đăng tải trên website. Hợp đồng đã ký tiếp tục áp dụng theo nội dung hợp đồng.

15. Liên hệ

• Hotline: 0766 73 29 29
• Zalo: 088 6161 562
• Email: lienhe@ngocphumedia.com
• Địa chỉ: 111/36 Đường Trục, Phường Bình Lợi Trung, TP. Hồ Chí Minh